Single source of truth for dine digitale filer

Digital Asset Management

Et Digital Asset Management (DAM) system gør det muligt at samle alle virksomhedens digitale filer ét sted, og gøre dem let og hurtigt tilgængelige for virksomhedens ansatte, kunder og partnere.

Mange virksomheder løser denne problemstilling fra et delt drev eller lignende, men den løsning giver ofte en række problemer allerede når filsamlingen overstiger nogle få tusinde filer. Problemerne kommer typisk til udtryk i tidsspilde med at finde filer, på flaskehalse i forretningsprocesser, usikkert brandingudtryk og dårlig kvalitetskontrol, samt forsinket time to market på produkter og services, der understøttes afgørende af digitale filer.

Hvilke filer kan bruges i et digital asset management system?

Fotos

Videoer

Lydfiler

Dokumenter

og alle mulige andre kreative filtyper

Find filer

Opbyg en logisk informationsarkitektur til at organisere dine digitale filer og brug hjælpemidlerne i softwaren til at sikre at folk finder det, de skal bruge, eller det sted de skal uploade til.

Lav navnekonventioner og udfyld metadata, og udnyt dem til at guide brugerne til de filer de søger.

Del filer

Deling af links til filsamlinger, mapper, eller udvalgte filer, er en effektiv måde at dele filer med personer udenfor organisationen eller andre ikke oprettede brugere i systemet. Vælg hvornår adgang via linket skal løbe ud og hvilke rettigheder linket giver til filerne.

Portaler rettet mod kunder eller partnere kan også benyttes til at stille filer til rådighed uden for din egen organisation på mere permanent basis. Portaler kan være offentlige eller beskyttet af password, og de giver mulighed for at sætte et klart brandaftryk på dine filer.

Vælg formater og størrelser og download filerne til brug.

Governance

Hvem har brug for hvad? Tillad enkeltindivider at få adgang til filer og placeringer, eller brug gruppeadministration til at redigere rettigheder i bulks. Rettigheder kan administreres som niveauer, som bestemmer hvad en bruger med et givent adgangsniveau må gøre ved en fil.

Integrationer fra DAM systemet til dine forretningssystemer (PIM, CRM, CMS, Ecommerce og så videre) og værktøjer (Microsoft Office365, Adobe Creative Cloud) er essentielt for implementering og sikring af udbredelse i organisationen.

Ydermere kan du sikre overblikket over brugen af filerne på tværs af kanaler med data om hvor filen er publiceret. Du kan udskifte filer på alle integrerede platforme med en opdatering af master-filen i DAM-systemet. Eller du kan trække filen tilbage fra de integrerede systemer med et klik på en knap.

Hvornår skal jeg overveje et digital asset management system?

Det vil typisk være når du ofte hører følgende i din organisation:

Jeg kan ikke finde det rigtige logo!
De her filer er for store til at blive sendt i en email.
Hvem har redigeret de her billeder?
Kan du sende videoerne igen, jeg kan ikke finde dem længere.
Hvem har slettet mine filer fra fællesdrevet?
Har vi rettigheder til at bruge de her filer?

Video-filer fylder meget, men er oplagt til DAM-systemer

Udbredelsen af video går stærkt lige nu både når der skal kommunikeres internt og eksternt. Nogle CMS-platforme er ikke altid rustet til at håndtere større mængder af videofiler. Den udfordring løser DAM, der kan håndtere mange GB og TB af videofiler, der skal afspilles på hjemmesider.

Hvad er forretningsværdien af digital asset management software?

Værdien af et DAM-system bliver større, når det er integreret til forretningskritiske systemer som f.eks. CMS, PIM, Sociale medieplatforme eller Adobes kreative redigeringsprogrammer. DAM sørger for at levere de rigtige formater og størrelser af både billeder og video, og sikrer høj kvalitet, når brugerne besøger hjemmesiden fra forskellige devices. Samspillet mellem DAM og forretningssystemer er et godt fundament for at levere gode kundeoplevelser.

Nedbring tid på fileftersøgninger

Reducer time to market

Nedbring tid på download af filer og import mellem forskellige værktøjer

Styrk agiliteten i forretningsprocesserne

Forbedr partnerforhold med bedre samarbejdsprocesser og materialer

Skab effektive interne processer for deling af filer

Styrk og ensret brandudtryk

Bedre compliance og risiko management for filer med begrænset juridisk tilladelse til brug

Fjern flaskehalse i fil-admininstrationsprocesser