Event management af Nordeuropas største festival

Roskilde Festival

Nordeuropas største festival har travlt - og med mere end 30.000 aktører er det en kompliceret opgave at holde styr på de mange hjælpere. Roskilde Festival og Novicell har sammen skabt platformen "People" til koordinering af deltagere og frivillige.

Festival får styr på alle sine 'people'

Roskilde Festival er Danmarks største festival - ja faktisk den største i hele Nordeuropa. Med de mange folk på festivalen havde Roskilde et naturligt behov for at kunne håndtere alle sine frivillige hjælpere, gæster og musikere - helt gnidningsfrit.

Roskilde Festival rakte derfor hånden ud til Novicell, som i forvejen arbejder sammen med festivalen Smukfest. Det indgående kendskab til event management i festivalbranchen sås som en stor fordel.

Der ville ikke være nogen festival, hvis det ikke var for de mange frivillige. Derfor havde vi brug for en partner, som kunne udvikle en platform, der understøtter den store opgave at koordinere både frivillige og andre deltagere. Det kunne Novicell levere - og mere til.

En skræddersyet platform 

"People" består af en medhjælperdel, som håndterer festivalens frivillige og ildsjæle. Det gælder alt fra produktstyring af armbånd og koordinering af overnatning til kørselstilladelser og udlevering T-shirts.

Samtidig fungerer det som et kommunikationssystem, hvor de enkelte teams kan kommunikere igennem. Alle frivillige har sin egen profil med data, man selv kan opdatere.

Den anden del består af gæstesektionen, hvor alle gæster håndteres, dvs. leverandører, samarbejdspartnere, artister med mere. Faktisk har festivalen hele 44 forskellige gæstegrupper, der udleveres mere end 50 typer armbånd og der håndteres både kørselstilladelser og overnatningsprodukter.

Eventsystemet er altså konstrueret til at kunne håndtere meget komplekse datasæt, og tilpasset til Roskilde Festivals helt specifikke behov.

Styr på frivillige, teams og rettigheder

Roskilde Festival, der har eksisteret siden 1971, har indgået et samarbejde med Novicell om udvikling af frivilligdatabasen "People".

Event management

"People" er et event management system, bygget til at kunne håndtere de mange mennesker, som afvikler festivalen.

Tilgængelighed

Alle de frivillige kan tilgå systemet direkte og opdatere egne data samt kommunikere med teammedlemmer m.m.

Overblik

"People" skaber et overblik over alt fra udlevering af armbånd, håndtere overnatning til fordeling af medarbejdere på teams.

Check-in-modul

Med så mange involverede i festivalen skal Roskilde Festival checke store mængder af mennesker ind. ”People” er derfor skabt til at kunne dirigere både frivillige og gæster igennem check-in fra udlevering af armbånd og overnatning til at alle får den rigtige information. Hurtigst muligt, naturligvis.

Eventsystemet er blevet stresstestet under sidste og dette års festival og er en stor succes. Check-in har døgnåbent i 10 dage fra lørdag til søndagen efter festivalen, hvor de mere end 30.000 aktører kommer igennem hurtigt og gnidningsfrit. Blandt andet gør check-in med mobilen det nemt og bekvemt at komme ind.

Som en bonus kan systemet levere daglige statusrapporter, som eksempelvis hvor mange armbånd er allerede udleveret, og hvor mange mangler endnu. Det sikrer, at Roskilde Festival kan planlægge sine ressourcer optimalt.

"People" i aktion på Roskilde Festival 2015

Løsningen blev tryktestet under årets festival og var en stor succes.

30.000+

Udleverede armbånd

400+

Udleverede armbånd pr. time

750+

Teams, tilknyttet platformen

Målt under Roskilde Festival i perioden 27.06 2015 - 4/7 2015.

Venma Event Management

Novicell har bygget event management systemet Venma, der kan bruges til administration af alle former for events - både store og små. Systemet skaleres afhængigt af antal frivillige, medhjælpere og gæster, og kan tilpasses til meget specifikke behov.

Fordelene ved Venma er mange. Blandt andet giver platformen mulighed for integration til andre systemer, tilpasset kommunikation til forskellige målgrupper, håndtering af produkter, check-in, rekruttering og meget mere. Håndtering af events har faktisk aldrig været nemmere.

Vil du høre mere om Venma?

Vil du vide mere om løsningen til Roskilde Festival?

Du er velkommen til at kontakte mig for at høre mere om udfordringerne for Roskilde Festival - eller få en uforpligtende demonstration af Venma Event Management.