Datadrevet forretningsudvikling - giver ro i maven

Fra 2018 til 2019 stod vi foran en større vækstudfordring. Den stod på et års rejse mod at få integreret alle vores datakanaler til én samlet brugerplatform. Alt data er lagt op i skyen og visualiseringsværktøjer belyser vores KPI'er og relevante nøgletal ved ét blik på tværs af teams, afdelinger og lande. Dataindsigterne kommer i realtid og muliggøre daglig navigering i drift og performance. I dag tager vi strategiske beslutninger på en datadrevet baggrund i samspil med erfaring og intuition. Datauvidenhed er ikke længere årsag til et uforløst omsætningspotentiale, det er blevet en konkurrencemæssig fordel – vækstudfordringen er løst i Novicell.

Læs hvordan vi har gjort her: 

Problematikken: Væksten skulle konsolideres med realtidsperformancedata

Vi havde brug for svar på centrale driftsspørgsmål... Hurtigere!

I en timeregistrerende virksomhed er forretningsmodellen ofte anderledes. Overskydende timer kan ikke opbevares på lageret. Medarbejdere er vores største aktiv og medarbejder-performance er alfa og omega for omsætningen, derfor var daglige visualiseringer for KPI'er og nøgletal altafgørende for succes. I en voksende virksomhed kan successen forblinde det at være forretningskritisk og det kan være svært, at se udfordringerne i øjnene samtidigt, derfor var det essentielt at skabe et overblik for at drive en økonomisk sund og sikker forretning. Vi havde ikke det nødvendige overblik over og styring af, hvordan timer blev brugt før måneden blev afsluttet og faktureret. Håndgribelig indsigt i, hvad overskydende eller interne timer blev brugt på og hvordan faktureringsgraden kunne løftes, var essentielt for ønsket om en øget omsætning. 

Flere spørgsmål manglede afklaring:

"Hvor mange penge 'taber' vi på datauvidenhed?"
”Hvordan optimerer vi vores kompetencer bedst muligt?”
”Hvad sker der i spændet mellem solgt og faktureret time?”
”Evaluerer og kommunikerer vi på baggrund af fakta?” 
"Hvorfor er der så mange interne opgaver?"

Der var et uforløst potentiale for øget vækst grundet manglende overblik, styring og datauvidenhed. Vi havde et konkret ønske om at få daglig indblik i drift og performance på tværs af teams, afdelinger og lande i hele organisationen for at kunne agere og allokere timer i realtid, i stedet for at bliver overrasket én gang om måneden – og på bagkant.

Løsningen: Grundlaget for gode strategiske beslutninger er data, intuition og erfaring i samspil

Vi tog vores egen medicin og investerede i fremtidig forretningssikkerhed. Beslutninger bør ikke kun tages på et grundlag af lederens intuition og erfaring, men i samspil med data. For at løse vækstudfordringen var det fundamentalt at investere i et fælles datasæt som rygraden for automatiserede og integrerede dashboards. Alle datakanaler blev integreret til én samlet brugerplatform, lagt op i skyen og visualiseret ved hjælp af Power BI, hvilket overskueliggjorde alle vores nøgletal på tværs af organisationen ved ét blik – styringen blev genfundet i Novicell.

I dag bruger vi bl.a. vores dashboards til: 

  • At se, hvor mange nye kundesager, der er på vej ind i huset, så vi kan tage bedst muligt imod dem med de rigtige ressourcer
  • At vurdere belægningsgraden i hvert enkelt team og dermed om der er behov for at re-allokere eller mande op med ressourcer
  • At få et samlet overblik over, hvad der sker fra en time, er solgt til den er faktureret – og dermed om der er nogle mønstre i, hvorfor timer bliver afskrevet
  • At sparre på tværs af Teams, hvis vi kan se, at et Team gør det specielt godt på et eller flere nøgletal
  • At have et fælles sprog og et fælles datasæt for, hvordan vi vurderer vores forretning

Forretningsudviklingen har muliggjort daglig navigering og kapacitetsoptimering på et veldokumenteret grundlag langt tidligere i processen. Vores ledere kigger på de datadrevne dashboards flere gange om dagen, hvilket garanterer den fornødne sikkerhed i beslutninger. Ønsker man som leder at være nærværende i dagligdagen, er dette opnåeligt ved at sikre et faktuelt fundament, man kan navigere ud fra på tværs af hele organisationen. 

Novicell har fået et customiseret data-overblik og måler på alle disse parametre i dag

Fra performance-overblik til performance-løft

Integrerede data dashboards skaber overblik, men avler ikke en øget faktureringsgrad uden handling. I vores forretning blev overblikket en katalysator for målet om øget styring i organisationen, samt grundlag for afstemning mellem lederens forventninger og medarbejderens performance - på daglig basis. Med udgangspunkt i vores specialfremstillede data dashboards har Novicells direktionsmedlemmer udtalt følgende:

CEO, Per Kirchner

”Vi kan i realtid reagere via automatiserede dashboards og evaluere vores performance på baggrund af samme dataoverblik på tværs af teams, afdelinger og lande. Gårsdagens afgørende nøgletal for virksomheden bliver serveret for mig, når jeg vågner. Det gør en kolossal forskel.”

CCO, Morten Longgaard

“Jeg har en samling salgsrapporter, der skal give mig primært to ting: indsigt i vores salgsperformance og oversigt over kommende projekter som produktionen kan ressourceplanlægge efter. Data stammer fra vores CRM-system, og i rapporterne kan jeg se, når der kommer et nyt projekt i pipeline, når der flyttes med deadline eller justeres på omfanget af projektet, og jeg kan se performance på de enkelte salgskonsulenter eller splitte pipeline ned på afdelingsniveau. Det hele opdateres i realtid, så det matcher billedet i vores primære salgsværktøj, CRM, hvor sælger holder data opdateret. Med få kliks kan jeg altid give svar på, hvad vi forventer at kunne levere til forskellige dele af organisationen, og se hvilken fase vi er i på forskellige ind-salg, så jeg kan tilbyde relevant sparring til salgskonsulenterne i processen.”

CFO, Kasper Thomsen

“I bund og grund handler det om, at vi får den rette information på det rigtige tidspunkt, hvilket så kan omsættes til konkrete handlinger i hverdagen. Derudover er det blevet markant lettere at analysere data, da vi har al information ved hånden ned til mindste detalje. Før vi implementerede vores data warehouse med integrerede data dashboards var der en stor arbejdsmængde med en tilhørende relativ stor fejlrisiko, da man sad manuelt og kombinerede forskellige datakilder. Vores easy-access til data-tilgængelighed giver os enorm stor værdi i virksomheden.”

COO, Lars Hougaard

“Det er en stor hjælp at have et fakta-baseret billede af, hvordan vores forretning kører. Det er et nøgleværktøj, der sikrer, at vi kan bruge tiden på at lede gennem bedre beslutninger fremfor at lede efter relevante data. Det gør vi nu i real-time, så vi i dagligdagen er helt tæt på vores kundeleveran- cer og derigennem de vigtigste styringsparametre for vores virksomhed.”

På et år har værdien af data medført følgende
positive nøgletal for Novicell

Hvad betyder stigningen i performance, og dermed faktureringsgrad, for bundlinjen?

Nu bliver det en smule nørdet med et lille regnestykke, men pointen har været lukrativ.

Havde vi i perioden 200 ansatte, der blev faktureret 1000 DKK/t, ville det betyde en øget omsætning på 3,5 millioner DKK pr. 1% stigning i faktureringsgrad. I dette tilfælde med +7,3% ville det give en øget omsætning på ca. 25 millioner DKK på ét år.

Fordele ved at implementere integrerede og automatiserede realtids data dashboards

Overblik
Gennem automatiseret dag-til-dag rapportering i dashboards og konstant analyse og måling af KPI’er, muliggør det hurtig handling, hvis noget går i den forkerte retning.

Indblik
Alle virksomhedens beslutnings-tagere kan planlægge strategiske ændringer på et datadrevet grundlag og fokusere på at optimere forretningens omsætningskilder.

Optimering af ressourcer
Øget kapacitets- og projektstyring i alle virksomhedens afdelinger og teams sikrer højere faktureringsgrad med lavere omkostninger og øget effektivitet pr. solgte time.

Målrettet arbejdskultur
Et opdateret dashboard giver det fulde billede af virksomhedens performance helt ned til den enkelte medarbejder sat i forhold til forretningens opsatte mål.

Det hele starter med at integrere virksomhedens relevante data til ét samlet overblik, der giver et rationelt fundament for strategisk beslutningstagning. Det er vi blevet eksperter i og vi rådgiver vores kunder til at gøre det samme.

”Vores nye integrerede data dashboards hjælper vores kunder til at øge omsætningen, reducere omkostninger og minimere tidsforbrug på rapportering og administrative opgaver. Det må da være attraktivt for enhver?"

Client Director, Helle Damsgaard

Hvordan kan vi implementere løsningen hos dig?

Vil du vide mere om vores vækstorienterede data optimeringsstrategi og hvordan din virksomhed kan tage strategiske beslutninger på baggrund af realtids dashboards, så kontakt mig gerne.

Vi kan booke et møde på din hjemmebane.