Bliv klar til dit BI-projekt

Vil du træffe datadrevne beslutninger, er det logiske at kaste sig ud i et Business Intelligence-projekt. Men før dette bør du se på organisationens struktur og forretningens fokus. Her kan ligge en række skjulte risici, som skal ryddes af vejen før projektet påbegyndes.

Et velforberedt projekt er fundamentet for en succesfuld implementering af et BI-værktøj. Det gode fundament mindsker risikoen for at træffe uhensigtsmæssige beslutninger og støde på komplikationer som fx teknisk gæld. Derfor er det vigtigt, at man tager et skridt tilbage, inden man begynder at definere sit BI-projekt og dets omfang. Start med at undersøge, om organisationen er klar.

Dette blogindlæg er en introduktion for både IT- og forretningssiden i en virksomhed. Et BI-projekt kræver ofte en høj grad af samarbejde mellem disse funktioner, så hvis begge sider læser denne guide, er I godt forberedte og sporet ind på den samme vej til målet.

3 afgørende faktorer

Før man begynder at snakke omfang af projektet, bør man vurdere, om virksomheden er klar til business intelligence. Vi vurderer at der er tre faktorer, som er afgørende for et succesfuldt BI-projekt. Er man ikke skarp på disse, kan det være bedre at standse BI-projektet, indtil konkrete løsninger er fundet. Under hvert punkt har vi samlet potentielle problemer, men giver selvfølgelig også bud på løsninger.

1. Opbakning fra ledelsen

Den mest kritiske faktor for, om man er klar til et BI-projekt, er, om man har opbakning og sponsering fra stærke medlemmer i ledelsen. Det skal helst være en magtfuld karakter i organisationen med gennemslagskraft over for intern modstand. Samtidig skal personen selv tro på værdien af Business Intelligence i virksomheden.

Find en stærk sponsor:

Hvis sponsoreren i forretningen ikke kan levere den ønskede opbakning, er der et godt stykke arbejde, før BI-projektet bør startes. Det samme gælder, hvis den eneste sponsor er chefen for IT. Den mest effektive måde at finde den rigtige forretningssponsor på, er at udføre en analyse af forretningens behov. Analysen skal inddrage forretningsledelsen og fastslå, hvad deres strategiske prioriteter er. Analysen skal identificere de vigtigste KPI'er for disse prioriteter og fastslå en BI-løsnings indflydelse på forretningens indsigt i disse KPI'er. På det grundlag vil det være nemmere at overbevise en leder til at være sponsor for projektet. Vi har skrevet et blogindlæg om at få opbakning fra ledelsen, som berører dette.

2. Anerkendt behov i forretningen

En anden vigtig faktor for succes er, at forretningen selv er motiverede for projektet. Dette betyder, at forretningen har behov for de værktøjer, som vil blive afdækket af en BI-implementering, og er klar over dette behov.

Skab enighed om prioriteter:

Det er selvfølgelig godt, at forretningen er entusiastisk omkring BI-projektet, men det kan faktisk blive for meget af det gode. Hvis der er en høj efterspørgsel og motivation til BI fra flere steder i forretningen, kan det hurtigt blive vendt til frustration over, at man ikke er i stand til at levere til alle  forretningsområder med det samme. Det er i denne situation utroligt vigtigt at få prioriteret udrulningen af BI med forretningsområderne på tværs af hinanden, så alle er enige om en plan for udrulning. Start hvor det giver størst værdi og lad best practice fra delløsninger finde vej til de kommende implementeringer.

3. Datagrundlag og systemlandskab

Er det teknisk muligt at gennemføre projektet i forhold til de involverede teknologier og systemlandskabet i virksomheden? På dette tidlige stadie i projektafdækningen er det vigtigt at snakke om datafuldkommenhed: Hvordan spiller behov for forretningsindigt sammen med de data, der indsamles, og hvordan er disse struktureret og lagret. Hvis den nødvendige data for at gennemføre forretningens forventninger er ekstraordinært rodet, eller slet ikke er indsamlet endnu, har man et problem med gennemførligheden. Det skal overkommes, inden man går videre.

Find den minimale skalerbare løsning:

Hvis du bygger på et data warehouse og kæmper med dårlig datakvalitet, kan det være en god idé at stoppe op. Find i stedet et projekt nu og her, der er mindre datakrævende. Det lille projekt har flere fordele: Du bibeholder interessen hos sponsoren og udfører et mindre, men mere realistisk dataprojekt, som skaber værdi hurtigt. Sideløbende med projektet kan I finde en måde at indsamle den nødvendige data til det overordnede projekt. På den måde bibeholder man støtte fra sponsoren, samtidig med at man langsomt arbejder hen imod sit BI-mål.

I mange organisationer er der allerede et eller flere gamle data warehouses. De er ofte ikke velintegrerede eller fungerer dårligt. Hvis der er flere data warehouses, er de ofte bygget på forskellige udregninger og data, selvom de officielt viser de samme ting. Et forældet data warehouse kan være en decideret nemesis for IT-chefer at holde i drift. Men selvom forretningen heller ikke er tilfredse, kan det være svært at finde sponsorer i en organisation til det, der må betegnes som et infrastrukturprojekt. I et sådan tilfælde er det vigtigt, at ens BI-projekt bliver fremstillet og udformet, så det står klart, at den forretningsværdi, der kan skabes, er det primære i projektet. Oprydning i arkitektur og erstatning af infrastruktur er altså blot en sidegevinst og ikke det primære formål.

Gå i gang med at definere jeres projekt

Med ovenstående overvejelser og analyser kan I tage et skridt fremad og begynde at definere omfanget af og fokus for jeres BI-projekt. De to ting går hånd i hånd og bør ikke behandles separat. Vi vil i et senere blogindlæg kigge på, hvordan I kommer i gang med dette arbejde.