5 tips til dit næste integrationsprojekt

Hos Novicell har vi mange tusinde timers erfaring med både store og små integrationsopgaver, og igennem de mange opgaver har vi lært en masse om, hvad der fungerer - og hvad der ikke fungerer. Vi har tidligere skrevet om de 5 typiske fejl integrationsprocessen i dette indlæg vil vi kigge på, hvad der faktisk fungerer. Vi har samlet det som disse 5 tips til dit næste integrationsprojekt: 

  1. Involvér forretningen 
  2. Tag ejerskab for processen 
  3. Brug produktionsdata så tidligt som muligt 
  4. Giv plads til læring 
  5. Skab synlighed i magien 

1. Involvér forretningen

Når jeres produkter skal fra jeres ERP-system til jeres website, undergår de en forvandling. En forvandling fra kedelige linjer i et arkivsystem til spændende produkter, som kunderne skal forelske sig i på et indbydende website. Eller det er i hvert fald hensigten. 

For at sikre, at denne forvandling sker med øje for, at jeres produktdata er korrekte, og kunderne får de nødvendige oplysninger, skal forretningen involveres i arbejdet. Gode repræsentanter for forretningen er gerne profiler med kundekontakt - det kan fx være en være produktmanager med en god forretningsforståelse eller en sælger med en godt produktkendskab. 

Typisk er data i ERP-systemet ikke henvendt til kunder, men i stedet til en intern sælger, lagerarbejder eller økonomiarbejder, og vi ser derfor ofte, at data i et ERP-system slet ikke er målrettet kunderne. Hvis ikke forretningen involverer sig i, hvordan jeres data bliver forvandlet til fra intern brug til at være kundehenvendt, bliver man slemt skuffet, når man ser resultatet af et integrationsprojekt.  

2. Tag ejerskab for processen 

Et godt integrationsprojekt er ikke noget, du kan købe dig til. Uanset om det er eksterne leverandører eller din egen it-afdeling, der skal levere dataene til dit website, kræver det lederskab at koordinere arbejdet mellem de forskellige leverandører. Vi synes, det er vigtigt, at det forretningsmæssige ejerskab for processen bliver klart defineret.  

Det kunne være en hel artikel for sig selv at beskrive processen for et integrationsprojekt, men i helt korte træk er der disse 3 steder, hvor forretningen skal tage ejerskab:  

  • Tidsplan
  • Specifikation  
  • Test  

Tidsplan 

For at sikre at de forskellige leverandører overholder deres aftaler, kan forretningen med fordel tage ejerskab for tidsplanen og etablere forpligtende relationer med de forskellige leverandører. Både psykologisk og forretningsmæssigt vil der altid være mere på spil mellem en leverandør og kunde end mellem to forskellige leverandører med en fælles kunde. 

Specifikation 

Lav specifikationen sammen - når data flyttes mellem systemer, er det ofte "usynligt". Vi anbefaler, at man laver det indledende arbejde i et tekstdokument, hvor forretningen kan genkende data og produkter.


Test 

Planlæg testen således, at forretningen så tidligt som muligt bliver eksponeret for, hvordan data bliver oversat mellem de forskellige systemer.  

3. Brug produktionsdata så tidligt som muligt 

Når forretningen så er i gang med at teste, er det en god ide at teste med rigtige data. Det kan godt tage tid at få fyldt data i testmiljøet, men en test er bare ikke bedre end de data, der testes med. Det er forretningen, der kender produkterne, så bed din forretningen om at forholde sig til, om dataene, der er testet på, også er dækkende for de faktiske data, der bliver brugt i virkeligheden. Hvis ikke et scenarie er blevet afprøvet i test, så er der en stor risiko for, at det ikke vil fungere i produktion.  

4. Giv plads til læring 

Et integrationsprojekt tager den tid, et integrationsprojekt skal ta'... I nogle af de integrationsprojekter, som jeg har været med i, er jeg sikker på, at forretningen ofte har følt, at de var med i en reklamefilm fra 90'erne: Hver gang man har aftalt en leverance, har udvikleren stået som en anden kittelklædt håndværksmester, der skulle bedømme modenheden: "Den skal lige have en uge mere".  

Det er hverken moralsk eller praktisk forsvarligt, at man ikke kan regne med, hvornår et integrationsprojekter er færdigt. Inden vi kommer med det gode tip, vil vi berøre, hvorfor et integrationsprojekt kan trække ud. Det, der tager tid, er nemlig at lære. Forretningen skal lærehvordan dataene rent faktisk lagres i ERP-systemet. Udviklerne skal lære, hvad dataene så rent faktisk betyder, og hvordan de skal præsenteres for brugerne. Og det er bare rigtig svært at forudsige, hvor lang tid det tager at lære noget...  

En af de vigtige ingredienser i læring er feedback. Vores tip er derfor at sikre, at der er tidlig og kontinuerlig feedback. Planlæg en række mindre leverancer, hvor alle interessenter er til rådighed - både til at få og give feedback.  

5. Skab synlighed i magien 

Vi har allerede beskrevet, hvordan flytningen af data sker usynligt. Ja, for mange er det næsten ren magi! Med et godt tryllenummer er det bedst, at man ikke kender hemmeligheden bag, men med et godt integrationsprojekt forholder det sig lige omvendt. Nu kunne du måske godt tro, at vi advokerer for, at også forretningen skal forstå, hvordan data bliver flyttet mellem systemerne. Det mener vi nu ikke helt. Det vigtige er at lave nogle vinduer i kassen, således at forretningen kan følge med.  

Vi har f.eks. god erfaring med at lave en løbende rapportering på følgende:  

  • Antallet af nye produkter i det seneste døgn
  • Antallet af produkter med manglende data  
  • Antallet af ordrer afleveret til ERP-systemet  

Rapporteringen kan være som email eller gennem et dashboard. Så længe forretningen får en mulighed for at følge med i, hvad der sker. Det er forretningen, der kender til de nye produkter, og hvor mange ordrer der typisk bliver lagt. Når forretningen kan følge med, kan forretningen også sige til, hvis noget pludselig skulle holde op med at virke. 

Med disse 5 tips afrunder vi vores miniserie ointegrationsprojekter. Vi håber, du kan tage en ting eller to med til dit næste integrationsprojekt.